Softwareprojekte können aus technischen, organisatorischen oder vertraglichen Gründen in eine Krise geraten. Termine werden überschritten, Anforderungen ändern sich, Funktionen fehlen oder der Auftraggeber verweigert Abnahme und Zahlung. Aus einem zunächst technischen Problem entsteht dann schnell ein erheblicher wirtschaftlicher Rechtsstreit.
Die Kanzlei Rößner & Merle berät und vertritt Unternehmen, Softwareanbieter und IT-Dienstleister bei Konflikten aus Software- und IT-Projekten – von der strategischen Beratung während eines gefährdeten Projekts bis zur außergerichtlichen und gerichtlichen Auseinandersetzung.
Bei geeigneten Mandaten übernehmen wir die Vertretung von unserem Kanzleisitz in Alsfeld aus bundesweit.
Das Wichtigste in Kürze
- Rechtliche Begleitung bei gefährdeten und gescheiterten IT-Projekten
- Prüfung von Verträgen, Leistungsbeschreibungen und Projektunterlagen
- Streit über den vereinbarten Leistungsumfang
- Softwaremängel und Funktionsdefizite
- Verzögerungen und überschrittene Projekttermine
- Change Requests und zusätzliche Vergütungsforderungen
- Abnahme und Abnahmeverweigerung
- Offene Werklohn- und Vergütungsansprüche
- Kündigung und vorzeitige Beendigung von IT-Projekten
- Schadensersatzansprüche
- Sicherung und Bewertung der Projektdokumentation
- Außergerichtliche und gerichtliche Vertretung
Wenn das Softwareprojekt in die Krise gerät
Ein IT-Projekt scheitert selten von einem Tag auf den anderen.
Häufig entwickelt sich der Konflikt über Wochen oder Monate. Projekttermine werden verschoben. Der Auftraggeber verlangt zusätzliche Funktionen. Der Auftragnehmer weist darauf hin, dass diese vom ursprünglichen Auftrag nicht umfasst seien. Fehlerlisten werden länger, Rechnungen bleiben offen und schließlich stellt sich die Frage, ob das Projekt überhaupt noch fortgeführt werden kann.
Spätestens dann sollte neben der technischen auch die rechtliche Situation systematisch geprüft werden.
Denn Erklärungen und Entscheidungen während dieser Projektphase können erhebliche Auswirkungen auf einen späteren Rechtsstreit haben.
Was wurde tatsächlich vereinbart?
Eine der wichtigsten Fragen in IT-Projektstreitigkeiten lautet:
Welche Leistung schuldete der Auftragnehmer überhaupt?
Die Antwort ergibt sich nicht immer aus einem einzigen Vertragsdokument.
Für die Bestimmung des vereinbarten Leistungsumfangs können beispielsweise relevant sein:
- Hauptvertrag
- Angebot
- Leistungsbeschreibung
- Lasten- und Pflichtenheft
- Projektplan
- Protokolle
- E-Mail-Korrespondenz
- Ticketsysteme
- Change Requests
- Präsentationen und sonstige Projektunterlagen
Gerade bei länger laufenden Projekten kann sich die tatsächliche Vertragsbeziehung während der Durchführung erheblich weiterentwickeln.
Deshalb muss vor der Bewertung behaupteter Mängel zunächst geklärt werden, welcher Sollzustand überhaupt vereinbart worden ist.
Softwaremangel oder zusätzlicher Änderungswunsch?
Dieser Unterschied gehört zu den klassischen Konflikten eines Softwareprojekts.
Der Auftraggeber sagt:
„Die vereinbarte Funktion fehlt.“
Der Softwareentwickler sagt:
„Diese Funktion war nie Bestandteil unseres Auftrags.“
Davon kann erheblich abhängen, wer die Kosten für die zusätzliche Entwicklung tragen muss und ob überhaupt ein Mangel vorliegt.
Die rechtliche Bewertung erfordert deshalb regelmäßig eine genaue Rekonstruktion des ursprünglichen Leistungsumfangs und der späteren Projektänderungen.
Verzögerungen bei IT-Projekten
Überschrittene Termine sind bei umfangreichen Softwareprojekten keine Seltenheit.
Rechtlich entscheidend ist jedoch nicht allein, dass ein ursprünglich vorgesehener Termin verstrichen ist.
Zu prüfen ist unter anderem:
- Welche Termine waren tatsächlich verbindlich?
- Welche Leistungen mussten bis dahin erbracht werden?
- Gab es nachträgliche Änderungen des Projektumfangs?
- Hat der Auftraggeber erforderliche Mitwirkungshandlungen rechtzeitig erbracht?
- Welche Auswirkungen hatten Change Requests?
- Wurden Fristen gesetzt?
- Welche Konsequenzen wurden für Verzögerungen vereinbart?
Gerade wenn eine Vertragsbeendigung oder Schadensersatzansprüche erwogen werden, sollte die Situation geprüft werden, bevor weitreichende Erklärungen abgegeben werden.
Abnahme und Abnahmeverweigerung
Bei werkvertraglich ausgestalteten Softwareprojekten kann die Abnahme eine zentrale Rolle spielen.
Der Auftraggeber möchte eine fehlerhafte Software nicht abnehmen. Der Auftragnehmer benötigt die Abnahme dagegen häufig für die Fälligkeit seiner Vergütung.
Dabei stellt sich beispielsweise die Frage, ob tatsächlich Mängel vorliegen und ob diese so erheblich sind, dass sie einer Abnahme entgegenstehen.
Weitere Streitpunkte können sein:
- vereinbarte Abnahmeverfahren
- Abnahmetests
- Teilabnahmen
- Abnahmeprotokolle
- festgestellte Fehler
- Produktivsetzung der Software
- Nutzung des Systems trotz behaupteter Mängel
Eine vorschnelle Abnahme kann ebenso problematisch sein wie eine rechtlich nicht gerechtfertigte dauerhafte Abnahmeverweigerung.
Wenn der Auftraggeber nicht zahlt
Für Softwareunternehmen und IT-Dienstleister können ausbleibende Zahlungen schnell erhebliche wirtschaftliche Auswirkungen haben.
Besonders problematisch wird die Situation, wenn bereits über Monate Entwicklungsleistungen erbracht wurden und der Auftraggeber anschließend die Abnahme oder Bezahlung verweigert.
Dann ist insbesondere zu prüfen:
- Welche Vergütung wurde vereinbart?
- Welche Leistungen wurden tatsächlich erbracht?
- Ist die Vergütung bereits fällig?
- War eine Abnahme erforderlich?
- Liegen berechtigte Mängelrügen vor?
- Bestehen Zurückbehaltungsrechte?
- Wurden zusätzliche Leistungen beauftragt?
- Wie ist der Projektfortschritt dokumentiert?
Bei größeren Forderungen sollte vor einer Klage außerdem geprüft werden, welche Tatsachen später bewiesen werden können.
Wenn der IT-Dienstleister nicht wie vereinbart leistet
Auch für den Auftraggeber kann ein problematisches IT-Projekt erhebliche wirtschaftliche Folgen haben.
Dies gilt insbesondere, wenn das Unternehmen bereits erhebliche Beträge investiert hat, die Software aber weiterhin nicht produktiv eingesetzt werden kann.
Mögliche Fragestellungen sind dann unter anderem:
- Anspruch auf Nacherfüllung
- Fristsetzung
- Zurückbehaltung weiterer Zahlungen
- Minderung
- Schadensersatz
- Kündigung oder Rücktritt
- Beauftragung eines anderen Dienstleisters
- Herausgabe von Daten, Dokumentationen oder Quellcode
- Sicherung des bisherigen Entwicklungsstands
Bevor ein anderer Dienstleister das System verändert, sollte außerdem bedacht werden, ob dadurch Beweise für einen späteren Rechtsstreit verloren gehen können.
Change Requests und zusätzliche Vergütung
Während größerer IT-Projekte ändern sich Anforderungen fast zwangsläufig.
Aus rechtlicher Sicht wird es problematisch, wenn nicht eindeutig dokumentiert wird, ob eine gewünschte Änderung noch zum ursprünglichen Leistungsumfang gehört oder zusätzlich vergütet werden muss.
Bei einer Vielzahl informeller Änderungswünsche über E-Mail, Meetings oder Tickets kann später kaum noch nachvollziehbar sein, welche Leistungen wann und zu welchen Bedingungen beauftragt wurden.
Ein funktionierendes Change-Request-Verfahren ist deshalb nicht nur ein Instrument des Projektmanagements, sondern kann im späteren Rechtsstreit entscheidende Beweisfunktion haben.
Kündigung eines gescheiterten IT-Projekts
Wenn das Vertrauen zwischen den Projektpartnern verloren gegangen ist, erscheint eine schnelle Kündigung häufig als naheliegende Lösung.
Eine unvorbereitete Vertragsbeendigung kann jedoch erhebliche wirtschaftliche Folgen haben.
Vor einer Kündigung sollte insbesondere geprüft werden:
- Welche Vertragsart liegt vor?
- Welche vertraglichen Kündigungsregelungen bestehen?
- Gibt es einen wichtigen Kündigungsgrund?
- Sind vorherige Fristsetzungen erforderlich?
- Welche Vergütungsansprüche entstehen nach der Beendigung?
- Welche Nutzungsrechte bestehen am bisherigen Entwicklungsstand?
- Wer erhält Daten und Dokumentationen?
- Kann ein anderer Dienstleister das Projekt fortsetzen?
- Welche Schadensersatzansprüche kommen in Betracht?
Deshalb sollte die rechtliche Strategie möglichst vor Ausspruch der Kündigung feststehen.
Schadensersatz bei gescheiterten IT-Projekten
Ein fehlgeschlagenes IT-Projekt kann erhebliche Folgeschäden verursachen.
Denkbar sind beispielsweise zusätzliche Entwicklungskosten, Kosten eines Ersatzdienstleisters, Verzögerungsschäden oder andere wirtschaftliche Nachteile.
Ob und in welchem Umfang solche Schäden ersetzt werden müssen, hängt jedoch vom konkreten Vertragsverhältnis, der Pflichtverletzung, der Kausalität und den vereinbarten Haftungsregelungen ab.
Gerade bei hohen Schadensersatzforderungen ist deshalb eine sorgfältige rechtliche und tatsächliche Aufarbeitung erforderlich.
Beweise sichern, bevor das System verändert wird
Dieser Punkt wird in IT-Streitigkeiten häufig unterschätzt.
Soll ein gescheitertes Projekt durch einen neuen Dienstleister übernommen werden, muss dieser möglicherweise unmittelbar Änderungen an Software, Datenbank, Konfiguration oder Infrastruktur vornehmen.
Damit kann sich jedoch der Zustand verändern, der später Gegenstand eines Gerichtsverfahrens werden soll.
Vor umfangreichen Veränderungen sollte deshalb geprüft werden, welche technischen Zustände und Unterlagen gesichert werden müssen.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Quellcode und Versionsstände
- Datenbankstände
- Server- und Systemkonfigurationen
- Fehlerprotokolle und Logdateien
- Ticketsysteme
- Testprotokolle
- Screenshots
- Projektkommunikation
- Dokumentationen
In besonders streitigen Fällen kann auch zu prüfen sein, ob eine weitergehende gerichtsfeste Beweissicherung erforderlich ist.
Technische Sachverständige im IT-Prozess
Gerichte können komplexe technische Fragen regelmäßig nicht aus eigener Sachkunde beantworten.
Dann kann die Begutachtung durch einen Sachverständigen erforderlich werden.
Für den Prozess ist deshalb entscheidend, technische Probleme so aufzubereiten, dass daraus konkrete rechtlich relevante Tatsachenfragen entstehen.
Die pauschale Behauptung „Die Software funktioniert nicht“ reicht dafür regelmäßig nicht aus.
Es muss vielmehr möglichst genau beschrieben werden, welche Funktion vereinbart war, wie sich das System tatsächlich verhält und worin die Abweichung besteht.
Bei technisch komplexen Sachverhalten können wir bei Bedarf IT-Fachleute in die Sachverhaltsaufarbeitung einbeziehen.
Außergerichtliche Lösung oder Gerichtsverfahren?
Nicht jeder IT-Konflikt muss vor Gericht enden.
Gerade bei laufenden Projekten kann eine wirtschaftlich vernünftige Einigung für beide Seiten sinnvoller sein als ein mehrjähriger Rechtsstreit.
Eine außergerichtliche Lösung kann beispielsweise beinhalten:
- Fertigstellung bestimmter Leistungen
- verbindlichen neuen Projektplan
- Reduzierung oder Anpassung der Vergütung
- Behebung definierter Fehler
- Übertragung weiterer Nutzungsrechte
- Herausgabe von Daten und Dokumentationen
- geordnete Projektbeendigung
- Vergleichszahlung
Eine sinnvolle Einigung setzt jedoch voraus, dass die eigene rechtliche Position und die Beweislage bekannt sind.
Ist eine tragfähige Lösung nicht erreichbar, vertreten wir unsere Mandanten auch gerichtlich bei IT-rechtlichen Streitigkeiten.
Praxisbeispiel: Ein Softwareprojekt nach zwölf Monaten Entwicklungszeit
Ein Unternehmen lässt eine individuelle Software entwickeln. Der ursprünglich vorgesehene Fertigstellungstermin ist seit mehreren Monaten überschritten.
Der Auftraggeber hat bereits einen erheblichen Teil der vereinbarten Vergütung gezahlt. Nach seiner Auffassung fehlen wesentliche Funktionen.
Der Entwickler hält dagegen, dass der Kunde während des Projekts zahlreiche zusätzliche Anforderungen gestellt habe. Diese hätten den Entwicklungsaufwand erheblich erhöht.
Der Auftraggeber erwägt nun, das Projekt zu beenden und einen anderen Softwareanbieter zu beauftragen. Gleichzeitig sollen bereits gezahlte Beträge zurückgefordert und Mehrkosten geltend gemacht werden.
Bevor gehandelt wird, müssen unter anderem Vertrag, Leistungsbeschreibung, Change Requests, Projektkommunikation, Entwicklungsstand, behauptete Fehler und Zahlungsfluss ausgewertet werden.
Erst danach lässt sich beurteilen, ob eine Fortsetzung, eine geordnete Vertragsbeendigung, eine außergerichtliche Einigung oder ein gerichtliches Vorgehen die sinnvollste Strategie darstellt.
Wann sollten Sie einen Rechtsanwalt einschalten?
Eine rechtliche Prüfung ist insbesondere sinnvoll, wenn:
- ein wichtiger Projekttermin erheblich überschritten wurde,
- Auftraggeber und Auftragnehmer über den Leistungsumfang streiten,
- eine umfangreiche Fehlerliste vorliegt,
- die Abnahme verweigert wird,
- erhebliche Rechnungen nicht bezahlt werden,
- zusätzliche Vergütung verlangt wird,
- eine Vertragspartei die Kündigung erwägt,
- ein anderer Dienstleister das Projekt übernehmen soll,
- Schadensersatzforderungen angekündigt werden oder
- ein Gerichtsverfahren wahrscheinlich wird.
Je früher der Sachverhalt strukturiert aufgearbeitet wird, desto größer ist regelmäßig der Handlungsspielraum.
Ihr Ansprechpartner bei Streitigkeiten aus Software- und IT-Projekten
Rechtsanwalt Karsten Rößner
Rechtsanwalt Karsten Rößner berät und vertritt Unternehmen, Softwareanbieter und IT-Dienstleister bei Konflikten aus Software- und IT-Projekten – von der rechtlichen Bewertung eines gefährdeten Projekts bis zur außergerichtlichen und gerichtlichen Auseinandersetzung.
Er hat den Fachanwaltslehrgang Informationstechnologierecht erfolgreich absolviert und verfügt als zertifizierter externer Datenschutzbeauftragter über besondere Erfahrung an der Schnittstelle von IT-Recht, Datenschutz und technischen Unternehmensprozessen.
Ein besonderer Schwerpunkt liegt auf Streitigkeiten über Leistungsumfang, Softwaremängel, Abnahme, Vergütung, Projektbeendigung und Schadensersatz sowie auf der Vorbereitung gerichtlicher IT-Verfahren.
Häufige Fragen zu Streitigkeiten bei Softwareprojekten
Können Sie sowohl Auftraggeber als auch Softwareunternehmen vertreten?
Ja. Wir vertreten sowohl Unternehmen als Auftraggeber als auch Softwareanbieter und IT-Dienstleister. Voraussetzung ist selbstverständlich, dass im konkreten Fall keine Interessenkollision besteht.
Sollte ich ein gescheitertes Softwareprojekt sofort kündigen?
Nicht ohne vorherige Prüfung. Eine Kündigung kann erhebliche Auswirkungen auf Vergütungs-, Schadensersatz- und Nutzungsrechtsfragen haben. Außerdem können Fristsetzungen oder andere Maßnahmen erforderlich sein.
Was benötige ich für eine erste rechtliche Prüfung?
Besonders hilfreich sind Vertrag, Angebot und Leistungsbeschreibung sowie wichtige Projektunterlagen, Korrespondenz, Change Requests, Fehlerlisten, Rechnungen und eine möglichst kurze chronologische Darstellung des bisherigen Projektverlaufs.
Können Sie einen IT-Rechtsstreit auch gerichtlich übernehmen?
Ja. Wir beraten nicht nur außergerichtlich, sondern vertreten Mandanten bei IT-rechtlichen Streitigkeiten auch vor Gericht.
Übernehmen Sie IT-Projektstreitigkeiten bundesweit?
Ja. Bei geeigneten Mandaten ist eine bundesweite Vertretung möglich. Ein großer Teil der Sachverhaltsaufarbeitung kann anhand digitaler Vertrags- und Projektunterlagen erfolgen.
Streit aus einem Software- oder IT-Projekt? Frühzeitig handeln
Wenn ein Software- oder IT-Projekt wirtschaftlich oder technisch aus dem Ruder läuft, sollte die rechtliche Situation nicht erst geprüft werden, wenn sämtliche Verhandlungen gescheitert sind.
Gerade bei größeren Projekten können frühe Entscheidungen über Fristsetzung, Dokumentation, Abnahme, Vergütung, Beweissicherung und Kündigung den weiteren Verlauf erheblich beeinflussen.
Rechtsanwalt Karsten Rößner berät und vertritt Unternehmen, Softwareanbieter und IT-Dienstleister bei Streitigkeiten aus Software- und IT-Projekten – außergerichtlich und gerichtlich sowie bei geeigneten Mandaten bundesweit.
Sie erreichen die Kanzlei telefonisch oder per E-Mail zur Vereinbarung eines Besprechungstermins. Kontakt und Anfahrt zur Kanzlei →